Procedimiento de Egreso y Titulación

Puede ser iniciado:

• Por la Escuela o Instituto, luego de revisar el estado de avance de las promociones de sus estudiantes y las posibilidades que tienen de cumplir con las exigencias para egresar.
• Por el o la estudiante interesada, quien solicita a su Escuela o Instituto que comience con su proceso de egreso, una vez finalizado el semestre, dado que ya se encontraría en condiciones de cumplir las exigencias para este cometido. Este caso se da especialmente con alumnos que se encuentran desfasados de la secuencia curricular original de su carrera.

La Escuela o Instituto revisa todos los antecedentes de los alumnos que cumplen con las exigencias para obtener el grado académico de Bachiller, Certificado Académico, Licenciatura y/o Título Profesional.

Antes de enviar las notificaciones de egreso y titulación, se deben haber realizado las siguientes acciones:

• Enviado las observaciones a la ficha académica requeridas,
• Enviado las convalidaciones requeridas,
• Calificado las notas pendientes (P o I) y

Revisado el cumplimiento de los estudiantes de las exigencias de cada una de sus mallas curriculares.

Al momento de enviar las notificaciones de egreso y titulación, se debe confeccionar un set de documentos que contenga:

• 1 copia de la notificación de egreso,
• 1 copia de la notificación de título,
• Informe de Retenciones del estudiante y
• Certificado de Nacimiento o Cédula de identidad que muestre el nombre completo y correcto para verificar que el nombre legal del estudiante esté bien escrito en el Sistema de Registros Académicos.

En el caso de estudiantes que cursan programas UC en el extranjero, se debe dejar claro que el nombre en los documentos de titulación será tal cual aparece en el documento de identidad que presenten.

Otros documentos que se deben anexar según corresponda:

• Resoluciones VRA que autorizan el egreso y/o Titulación del estudiante.
• Autorizaciones de Excepciones Curriculares sobre usos de cursos en la malla, de la entidad a responsable según nivel de programa y carácter del curso.
• Copia simple del acta del examen de grado o defensa de tesis (en caso que el programa considere esta actividad),
• Carta de la biblioteca que indique que la Tesis doctoral ha sido subida al repositorio UC (sólo para estudiantes de Doctorado).

Documentos que no se deben enviar junto con las Notificaciones:

• Tesis de grado, sólo debe ser entregada a Biblioteca.
• Observaciones a la Ficha Semestral, Solicitudes de Convalidación u otros relacionados a otros procesos de Registros Académicos, que deben ser resueltos antes de enviar las notificaciones.
• Documentos Médicos o de otra índole ajenos al proceso de egreso y titulación.

Todos los documentos deben ser enviados a registros@uc.cl en un único archivo PDF cuyo nombre deberá tener la siguiente estructura ID ESTUDIANTE_CÓDIGO PROGRAMA, por ejemplo 123456789_160101.

Si alguna de estas condiciones formales no es cumplida o el set de documentos viene incompleto, la notificación será rechazada e informada la situación a la Escuela o Instituto para su corrección.

Si el o la estudiante cumple con todas las exigencias, se procede con el egreso para posterior titulación.

Si le faltan exigencias académicas por cumplir, la Notificación de Egreso es rechazada y se informa a la Escuela o Instituto de la situación que impide el egreso para que sea resuelta. Debiendo enviar todos los documentos nuevamente para su revisión.

En el caso que el o la estudiante de Pregrado deba preparar el examen de grado posterior a su egreso, puede solicitar a su Escuela o Instituto que se le otorgue el beneficio de permanecer Vigente Egresado,  hasta por dos semestres (siempre y cuando no haya hecho uso del beneficio de Alumno en Vías de Titulación).

Una vez cumplidos los requisitos de Titulación, la Dirección de Registros Académicos procede con el ingreso de los datos en sus sistemas e informa a la Escuela o Instituto para que comunique al o la estudiante que ya se encuentra titulado o graduado y que puede acceder a sus Certificados a través del Sistema de Certificación en Línea.

Se generan los diplomas correspondientes, que son enviados a la Escuela o Instituto para que sean entregados al o la estudiante, y el Expediente de Titulación (Concentración Final de Notas) para la firma del Decano o Decana de Facultad, que será cautelado en el Archivo de Registros Académicos, junto con un original del acta del examen de grado o defensa de tesis, cuando el programa lo envíe.

Otro aspecto importante a tener en cuenta se refiere a las fechas de egreso y titulación informadas.

En cuanto a las fechas de egreso, éstas deben estar asociadas al cumplimiento de todos los requisitos académicos exigidos por el programa. Destacamos en especial las siguientes situaciones:

• Estudiante que completa programa de estudios con los cursos inscritos en el semestre en curso y cuyas calificaciones son ingresadas en el respectivo proceso de calificaciones finales: en estos casos la fecha de egreso será 31-07 o 31-12 dependiendo del semestre en cuestión.
• Estudiante que ya no tienen cursos inscritos (está en situación de ausente no inscritos en cursos, AVT /AVG o abandono) y cumple con algún requisito que tenía pendiente de calificar (por ejemplo, el test de inglés o su tesis): en este caso la fecha de egreso corresponderá al día en el cual se califique esa nota pendiente.
• Estudiante que ya no tienen cursos inscritos (está en situación de ausente no inscritos en cursos AVT /AVG o abandono) y requiere de autorización de excepción por parte otra unidad interna (Dirección Académica de Docencia, Escuela de Graduados), unidad académica coordinadora de un Certificado Académico, Major o Minor, o unidad académica propia): en estos casos la fecha de egreso corresponderá a la fecha en la cual se emite dicha autorización de excepción.

En cuanto a las fechas de titulación, corresponde a aquella en la cual se cumplen todos los requisitos o condiciones exigidos para la obtención del o los grados académicos o título profesional según lo establecido para el programa, incluyendo, por ejemplo, la entrega de las tesis en el Repositorio de la Biblioteca UC por parte de estudiantes de Doctorado.

Si una vez completado el proceso el estudiante o la Escuela o Instituto se da cuenta que hay un error en los datos con los cuales fue solicitado el egreso y/o titulación se debe enviar una carta formal a la Directora de Registros Académicos informando de la situación y solicitando la conveniente corrección. Esta carta debe ir acompañada de los diplomas correspondientes, en caso que ya se hayan emitido e incluso si ya le fueron entregados al o la estudiante.

Una vez que se cuenta la aprobación de parte de la Directora de Registros Académicos, se debe cancelar el valor de reimpresión de los diplomas necesarios y volver a enviar la o las notificaciones pertinentes.

Del Egreso: será responsabilidad de la Unidad Académica entregar a Registros Académicos, junto con toda la documentación necesaria para marcar su egreso, un documento donde aparezca el semáforo de retención de Admisión en verde, con una fecha no mayor a 5 días hábiles entre la entrega de la documentación y la revisión de las retenciones en Mi Portal UC. En caso de existir retención de Admisión, la Unidad Académica deberá comunicar al estudiante que debe regularizar su situación para completar su egreso.

De la Titulación: Del mismo modo, será responsabilidad de la Unidad Académica entregar a Registros Académicos, junto con toda la documentación necesaria para marcar su Titulación, un documento donde aparezca el semáforo de retención de Admisión en verde, con una fecha no mayor a 5 días hábiles entre la entrega de la documentación y la revisión de las retenciones en Mi Portal UC. En caso de existir retención de Admisión, la Unidad Académica deberá comunicar al estudiante que debe regularizar su situación para completar su proceso de titulación.

• Circular 002/2024