Registros Académicos cierra el proceso de Egreso y Titulación de un alumno con la emisión de los Diplomas de Grados Académicos y Títulos Profesionales los cuales son enviados a cada una de las Escuelas y Programas para que sean entregados a los titulados.
Cabe señalar que la UC entrega a los estudiantes la primera emisión del o los Diplomas de Grado y/o Título sin costo.
Los Diplomas son enviados a las Escuelas y Programas, acompañados de una minuta de correspondencia donde se detallan cada uno de los diplomas enviados. Los Diplomas Amarillos siempre son enviados en conjunto con Carpetas Amarillas, que son para uso exclusivo para los diplomas de los titulados, ya sea durante las ceremonias o cuando son retirados anticipadamente.
Cada una de las personas que reciben los diplomas impresos en las Escuelas y Programas, debe revisar si:
Las observaciones deben ser enviadas en un plazo de dos semanas, contadas desde la recepción de los diplomas. De no recibir comunicación al respecto en el plazo referido, Registros Académicos entenderá que hay recepción conforme.
Una vez recibidos los Diplomas, las Escuelas y Programas son responsables del resguardo y custodia de los mismos y cualquier pérdida o daño debe ser asumido por ellos. Además, son las responsables de entregarlos a los titulados y graduados.
Se recomienda que los Diplomas se mantengan en un lugar cerrado con llave, y que se deje registro de los Diplomas que fueron recibidos y la fecha de recepción.
En primera instancia los Diplomas deben ser entregados directamente al titular del documento. Se sugiere dejar constancia de cuándo fueron entregados, sobre todo en los casos cuando el Diploma es retirado fuera del contexto de la ceremonia. Aunque igualmente debería haber constancia de cuáles fueron entregados en ceremonia, para tener certeza de qué estudiantes ya recibieron sus diplomas y quiénes no.
Cuando son entregados a un tercero, se aconseja solicitar un poder simple emitido por el titular del Diploma donde identifique al mandatado para el retiro del mismo. Este poder simple debería ser acompañado de ambas Cédulas de Identidad.
Si los Diplomas no son entregados después de un plazo de 5 años, que es lo recomendado, deben ser eliminados, guardando también anotación de este proceso e informando a Registros Académicos de este hecho, para que estemos al tanto que la persona en cuestión aún no recibe su primer Diploma y cuando lo solicite se emita uno nuevo sin costo.
En el caso de los estudiantes extranjeros y que van a retornar a sus países de origen; o de programas UC que se dictan fuera de Chile, las Escuelas o Programas deben llevar los Diplomas al área de Atención Integrada para solicitar que sean firmados por la Pro Secretaria. Esto permitirá que puedan ser llevados al Ministerio de Educación para el proceso de apostillado, con lo que los Diplomas podrán ser usados en otro de esos países.